Om en uge har jeg en masse tips til, hvilke fejl man laver, når man afholder en tech-konference.

For i morgen og ugen ud fejrer vi os selv, når vi holder 20 faglige events fordelt ud over hele ugen. Men hvordan stabler man egentlig en tech-konference på benene? Her er nogle tips.

1. Vær ude i god tid!

Vi startede sidst i marts, og det var nok lige sent nok.

Vi lagde konferencedagen sidst i november for at nå at finde talere med åbne kalendere. Det gav også os selv mest mulig tid til planlægning.

Vi tjekkede datoerne for de mest åbenlyse tech-konferencer. Hvis der lå en stor konference oven i vores event, kunne det jo gøre det svært at tiltrække talerne.

Det endte med den 29. november.

2. Fail Fast

Hvis vi skulle holde en konference med live-talere, skulle det være fede talere. Og så skulle der være forskellighed blandt talerne. Men hvor svært er det at få adgang til sådan nogen? Vi skrev et par drømme-navne op på en tavle med personer, som vi forestillede os, at det ville blive svært at tiltrække:

  • Alistair Cockburn
  • Sam Newman
  • Simon Brown

"OMG Morten! Det er crazy!! 😱," svarede min kumpan, Camilla, prompte over Teams, da Alistair Cockburn næsten med det samme skrev tilbage: "Yes, the short answer is yes". Og ja - det er virkelig crazy.

For hvis vi intet svar fik, var hele idéen jo død. Der gik et par dage, uden at vi hørte noget. Men så begyndte de at tikke ind. Det var helt vildt! De svarede næsten alle sammen ja.

Havde vi ikke fået nogen svar, havde vi prøvet 1-2 uger mere, men så var vi også stoppet og havde fundet på et andet koncept. Fail Fast!

Hvem svarede ikke?

Hit-raten har været virkelig høj.

Der var ingen, der ikke svarede. Men der var selvfølgelig flere, hvor det ikke kunne lade sig gøre. I det hele taget har alle været flinke til at svare hurtigt og have forståelse for, at vi er afhængige af deres svar for at komme videre. Uanset om svaret er ja eller nej.

Enkelte meldte først positivt tilbage, men måtte efterfølgende sande, at de ikke havde tid. Afbuddene kom dog i rigtig god tid, så det har ikke påvirket planlægningen.

Når nogen ikke havde mulighed for at deltage, gjorde vi det til en vane altid at spørge ind til, om de kunne anbefale nogen andre.

Sådan endte konceptet

Vores pejlemærke var samarbejde. Vi kaldte det "samarbejde over broen" med henvisning til den bro, som forbinder de to matrikler, vores hus dækker over. Derfor blev det også en konference, hvor vi inviterer hele Schultz indenfor, og ikke blot udviklingsafdelingen. Det betyder selvfølgelig også, at talerne ikke alle er tekniske, men også spænder over andre dele af det at bygge software.

Men for at lokke talerne til Valby Kino skulle der være mere for dem end en times talk på en konference.

Vi kombinerede det derfor i en pakke sådan, at talerne den ene dag holder en workshop og den næste dag holder en talk på konferencen.

Det har lidt ved et tilfælde udviklet sig sådan, at vi har fået ét hovednavn, som vi kører mange events med næsten alle ugens dage. Det ville jeg gå mere målrettet efter, hvis vi skulle gøre det en anden gang.

Ved et tilfælde har flere af talerne haft gode forslag til at udvide det koncept, vi præsenterede, og vi har egentlig bare sagt ja til det hele.

  • Philipp Krenn kombinerer det fx med en Elastic Meetup mandag aften, hvor vi også byder ind med et oplæg om, hvordan vi anvender Elastic.
  • Alistair Cockburn kombinerer det med en åben Agile Masterclass torsdag/fredag.
  • Line Lyst ønskede at hendes workshop lå efter konferencen, så den ligger torsdag.

Og selve konferencen er så onsdag.

Det betyder, at vi hele næste uge kommer til at have faglige events. Jeg glæder mig helt vildt til at bruge vores hus på den måde.

3. Hvem inviterer man?

Der er selvfølgelig nogen hovednavne, som var i vores "Fail Fast"-spor, men vi ønskede ikke bare at hovednavnene var fede. De andre talere skulle også være af virkelig høj kvalitet. Vi kender selvfølgelig en masse navne fra de konferencer, vi selv har været på, og fra vores netværk, men vi havde alligevel brug for noget inspiration.

En af de vigtigste inspirationskilder har været andre konferencer. Både de almindelige tech-konferencer, men vi så også i retning af mere specifikke events: innovations-konferencer, kvalitetskonferencer, devops-konferencer, agile konferencer osv.

Det var også vigtigt for os, at der var en rimelig diversitet blandt talerne. Vi opsøgte derfor målrettet kvindelige og mandlige talere og talere med forskellig alder. Vi endte således med en 50/50-kønsfordeling - og det er sgu da meget godt gået på en tech-konference?

4. Planlæg tidligt

Camilla har været så dedikeret til planlægningen. Det blev meget mere komplekst, end vi havde gættet på, og det har været en forudsætning for hele arrangementet, at Camilla har været i så god tid og holdt struktur hele vejen. Samtidig har mange i Schultz budt ind og altid været villige til at give en hånd med. Vi har mødtes stort set hver uge hele året for at følge op på booking af talerne og praktikken.

Vi har tre planer:

1. En plan for kommunikationen med oplægsholderne. Vi byggede 3 kommunikationspakker, som skulle ud til talerne på forskellige tidspunkter. Dels er der en masse praktiske ting, som skal afklares - må vi fx optage talerne, må vi tage billede af dem, har de særlige behov, hvornår ankommer de osv. De fleste af talerne har jo i øvrigt aldrig hørt om Schultz, så det var vigtigt for os at signalere, at det var en opgave, vi tog alvorligt, når der var så lang tid fra, at vi havde aftalt tidspunktet med talerne, og indtil eventet fandt sted.

2. En plan for den praktiske afvikling. Vi identificerede en lang række forudsætninger - blot for at give en ide om omfanget: test af det tekniske udstyr, test af lyssætningen, koordination med venue, booking af lokaler til workshopper, forplejning til workshopper, frokost til workshopper og konference (inklusive "test" af frokost-pakken), hvornår talerne kommer, og hvem der henter dem, hvem der rydder op efter konferencen og efter alle workshopper, bestilling af middag om aftenen, design og bestilling af tshirts, design og bestilling af goodie bags, gaver til talerne, udbetaling af vederlag til "de professionelle" talere, osv, osv.

3. En drejebog for selve konferencedagen. Time for time er det planlagt, hvornår hvad skal forberedes, og hvem gør hvad.

I morgen går det løs!

Nu glæder jeg mig til med duften af popcorn og lyden af slikposeknitren og sugerørsslurben at sidde i biografmørket i Valby Kino onsdag morgen og vide at mandag og tirsdags aktiviteter er veloverstået.

For i morgen går det løs.